長岡市住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知制度について
最終更新日 2024年4月1日
本人通知制度とは
住民票の写しや戸籍謄本などを第三者へ交付したことを、その交付の事実を事前に登録した方に通知する制度です。
この制度は、住民票の写し等の不正請求や不正取得を抑制し、個人の権利侵害の防止を図ることを目的としています。
あなたの大切な個人情報を守るため、本人通知制度を活用してください。
※第三者から登録者の住民票の写し等の交付請求があった場合に、交付の可否を登録者に確認する制度ではありません。また、交付が出来ないようにする制度でもありません。
本人通知の対象となる証明書と請求者
長岡市で交付することが可能な次の証明書が本人通知の対象となります。
①住民票の写し、住民票記載事項証明書、除票の写し（平成26年6月20日以降のもの）、除票記載事項証明書
②戸籍の附票の写し、戸籍の附票の除票の写し
③戸籍謄本及び抄本、除籍謄本及び抄本、戸籍記載事項証明書、除籍記載事項証明書、戸籍の全部（個人）事項証明書、除かれた戸籍の全部（個人）事項証明書、戸籍の一部事項証明書、除かれた戸籍の一部事項証明書
この制度では、請求者（第三者）を次のとおり分類します。
※住民票の写しや戸籍謄本などの証明書は、正当な理由があれば第三者でも請求できることが「住民基本台帳法」や「戸籍法」で定められています。
| 本人等の代理人からの請求 | 本人等からの依頼を受け、委任状を持参した人 ※本人等とは ①の証明書…本人及び同一世帯の人 ②または③の証明書…戸籍に記載されている人（除籍された人も含む）及びその配偶者、直系の親族 |
|---|---|
| 代理人以外の第三者からの請求 |
|
本人通知の対象とならない請求
- 登録者本人または同一世帯に属する人からの①の証明書の請求
- 登録者本人、登録者と同じ戸籍（または戸籍の附票）に記載されている人（その戸籍または戸籍の附票から除かれた人も含む）、またはその配偶者、直系尊属もしくは直系卑属からの②または③の証明書の請求
- 国または地方公共団体からの請求
- 学術研究による請求で市長が認めるもの
登録できる方
次のいずれかに該当する方が登録できます。（個人単位での登録となります）
- 長岡市の住民基本台帳及び除票簿に記録されている方
- 長岡市の戸籍及び戸籍の附票（除かれた戸籍や附票も含みます）に記載されている方
登録期間
登録期間は、登録した日から5年間です。登録満了日の概ね3か月前に更新の申請について通知を郵送しますので、登録期間の更新を希望する場合は、継続の手続きを行ってください。
本人通知の記載内容
- 証明書の交付年月日
- 交付した証明書の種別（住民票の写し、戸籍謄本等）及び通数
- 請求者の区分（「本人等の代理人」と「代理人以外の第三者」の2区分）
※通知に記載された内容について詳しく知りたい場合は、個人情報の保護に関する法律に基づき、自己情報開示請求をすることができます。ただし、開示される情報は、個人情報の保護に関する法律及び長岡市個人情報保護法施行条例の規定の範囲内となります。
通知の時期
登録日の翌日以降、登録者を含む住民票の写し等を第三者に交付した場合、登録者へ本人通知を概ね1週間後に送付します。
窓口での登録手続き
受付窓口
- アオーレ長岡東棟1階 証明発行窓口 TEL：0258-39-7512
（大手通1丁目4番地10） - 中之島支所 地域振興・市民生活課 TEL：0258-61-2014
（中之島788番地） - 越路支所 地域振興・市民生活課 TEL：0258-92-5905
（浦715番地） - 三島支所 地域振興・市民生活課 TEL：0258-42-2246
（上岩井1261番地1） - 山古志支所 地域振興・市民生活課 TEL：0258-59-2332
（山古志竹沢乙461番地） - 小国支所 地域振興・市民生活課 TEL：0258-95-5900
（小国町法坂793番地） - 和島支所 地域振興・市民生活課 TEL：0258-74-3113
（小島谷3434番地4） - 寺泊支所 地域振興・市民生活課 TEL：0258-75-3113
（寺泊烏帽子平1977番地8） - 栃尾支所 市民生活課 TEL：0258-52-5835
（金町2丁目1番5号） - 与板支所 地域振興・市民生活課 TEL：0258-72-3160
（与板町与板甲134番地） - 川口支所 地域振興・市民生活課 TEL：0258-89-3112
（東川口1974番地26）
※東西サービスセンターでは手続きできません。
受付時間
平日 午前8時30分～午後5時15分
必要なもの
- 長岡市本人通知制度登録申請書
受付窓口に用意してあります。こちらからダウンロードもできます。 - 窓口に来られる方の本人確認書類（法定代理人、その他の代理人を含む）
マイナンバーカード、運転免許証、健康保険証、介護保険証、旅券、年金手帳、在留カード 等 - 法定代理人が申請する場合（親権者や後見人など）
戸籍謄本等の法定代理人の資格が確認できる書類 - その他の代理人（登録する本人から委任を受けた人）が申請する場合
登録者本人が委任する内容と住所及び氏名を自署（または記名・本人が押印）した委任状
※委任状の様式は特に問いません
こちらからダウンロードもできます。
郵送による登録手続き
長岡市以外にお住まいの方や、病気等やむを得ない事情により窓口で手続きできない方は、郵送による申請も受け付けます。
必要なもの
- 長岡市本人通知制度登録申請書
こちらからダウンロードもできます。 - 申請者の本人確認書類の写し（法定代理人が申請する場合は、法定代理人のものだけでよい）
マイナンバーカード、運転免許証、健康保険証、介護保険証、旅券、年金手帳、在留カード 等 - 法定代理人が申請する場合
戸籍謄本等の法定代理人の資格が確認できる書類の写し
送付先
〒940-8501（専用番号）
長岡市大手通1丁目4番地10
長岡市役所市民課 証明書発行担当
登録事項の変更
転居や戸籍届出等により住所、氏名、本籍などの登録内容に変更が生じたときは、「長岡市本人通知制度登録（変更・廃止）届出書」（届出書のダウンロード）を提出してください。
変更の届出がない場合、本人通知の送付が出来ないため登録を廃止する場合がありますので、ご注意ください。
登録の廃止
登録期間満了前に登録を廃止したいときは「長岡市本人通知制度登録（変更・廃止）届出書」（届出書のダウンロード）を提出してください。
なお、登録者が死亡したとき、居所不明等により住民票が消除されたときは、登録を廃止します。
※登録事項の変更、廃止の受付窓口、受付時間、必要なものは登録と同じです。
申請書の様式は登録と、変更・廃止で異なりますのでご注意ください。
申請書などのダウンロード
- 長岡市住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知制度について（チラシ）
（PDF 199KB） - 長岡市本人通知制度登録申請書
- 長岡市本人通知制度登録（変更・廃止）届出書
- 委任状
- 長岡市住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知制度実施要綱 （PDF 136KB）
問い合わせ
長岡市役所市民課 証明書発行担当
TEL：0258-39-7512 FAX：0258-34-9541
メール：simin@city.nagaoka.lg.jp
このページの担当
- 市民課
- 〒940-8501 新潟県長岡市大手通1-4-10（アオーレ長岡東棟）
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