2　職員は、出張、休暇等で不在になるときは、あらかじめ文書の処理状況を上司に説明しておかなければならない。

3　文書は、やさしくかつわかりやすいようにすることを基本方針として作成しなければならない。

2　文書主任は、課長補佐、前項の出先機関の長又は中央公民館長補佐をもって充てる。ただし、課長補佐を置かない課の文書主任は、庶務を担当する総括副主幹(総括副主幹を置かない課にあっては、庶務を担当する副主幹、係長又は総括主査)をもって充てる。

3　文書副主任は、庶務を担当する総括副主幹、副主幹、係長又は総括主査(いずれも文書主任である者を除く。)をもって充てる。ただし、文書副主任となるべき者がいないときは、課長が所属職員の中から指定する者をもって充てる。

4　文書主任は、課長の命を受け、次に掲げる事務を処理するものとする。

5　文書副主任は、文書主任が不在の場合にその事務を代行する。

2　地域振興・市民生活課長(栃尾支所にあっては、地域振興課長とする。以下同じ。)は、当該支所における文書に関する事務を総括する。

3　庶務課長及び地域振興・市民生活課長は、文書事務の処理状況について必要な調査を行い、その指導及び改善に努めるとともに、特に必要と認めるときは、その処置を求めることができる。

2　文書取扱者は、庶務課長の承認を得て、文書件名簿を備え付けることができる。

2　総合窓口(組織規則第6条の2に規定する総合窓口をいう。)に到達した文書及び物品の収受及び配布は、前項に定めるところに準じて行う。

3　2以上の課に関係のある文書は、最も関係の深い課に配布する。

2　前条第1項第2号及び第3号の規定により配布を受けた文書は、文書主任、文書取扱者又は名宛人が受理しなければならない。

3　配布を受けた文書及び物品でその主管に属さないものがあるときは、課相互で授受することなく、理由を示して直ちに庶務課又は地域振興・市民生活課に返さなければならない。

2　課長は、文書を閲覧し、処理の方針を示して担当者に交付し、速やかにその処理をさせなければならない。

3　課長は、重要若しくは異例に属する文書又は事務の性質により直ちに処理することができない文書は、上司の閲覧に供し、その指示又は承認を受けなければならない。

2　起案は、一読して理解できるよう平易かつ簡明を旨とし、字体は、明瞭でなければならない。

3　次の各号に掲げるものの起案にあっては、第1項の規定にかかわらず、それぞれ当該各号に定めるところにより処理することができる。

4　同一趣旨の文書、契約書その他の文書の作成が継続的又は反復して行われるときは、例文によって処理するものとする。

2　起案書には、処理案の前に件名及び起案要旨を簡明に記載し、関係法令その他参考となる事項又は文書をその末尾に付記し、又は添付しなければならない。

3　起案書には、起案する際、決裁区分、取扱上の注意、保存期間、文書分類記号等を所定の欄に記載しなければならない。

4　起案書には、起案年月日、課・係名及び起案者名を所定の欄に記載して押印しなければならない。

2　上司の不在により代決するときは、「代」と朱書きして認印し、代決した起案書のうち、後閲を要するものについては、「後閲」と記載し、事後速やかに当該決裁責任者の閲覧に供し、その要領を報告し、認印を受けなければならない。

2　同一事案で数回にわたって回議を重ねるときは、最初の起案書を下に置き、順次年月日順に上につづって決裁を受けなければならない。

2　合議は、関係の深い必要最小限の部課とする。ただし、次に掲げる事項の起案書は、電話連絡、口頭連絡又は写しの送付により合議を省略することができる。この場合においては、当該起案書の合議欄にその旨を記載しなければならない。

3　合議を受けた起案書は、直ちに処理しなければならない。

4　合議を受けた部課において、起案事項に異議のあるときは主管部課と協議して調整し、なお意見の一致しないときは、支所内にあっては支所長が、部内にあっては部長が、部相互間にあっては副市長が、裁定するものとする。

2　前条第1項から第3項までの規定は、前項の協議について準用する。

2　前項の起案書は、決裁後再回を求めた者に回示し、再回を受けた者は、閲覧後同項の規定による表示の下に認印し、速やかに主管課に返付しなければならない。

3　決裁の趣旨が当初の起案と異なったとき、又は廃案となったときは、主管課からその旨を合議し、若しくは協議した部課に通知し、又は起案書を回示しなければならない。

2　次に掲げる事案に係る起案書は、庶務課長の審査を受けなければならない。

3　文書主任は、起案書について次の事項に留意して審査しなければならない。

2　合議又は協議における認印は、合議又は協議を受けた部課の部課長のみとする。ただし、記簿を要するものその他特に必要なものについては、この限りでない。

2　前項の規定にかかわらず、文書の宛先から押印を求められたときは、施行する文書に公印を押印することができる。

3　公印は、文書を施行する際に押印するものとする。ただし、当該公印を使用する証票、賞状等(以下「証票等」という。)で、その交付等の日時、場所その他の関係により事前に当該公印を押印しておくことが適当と認められるものに限り、庶務課長又は地域振興・市民生活課長の承認を得て事前に押印することができる。

4　前項ただし書の規定により、事前に公印を押印した証票等は、主管課において厳重に保管し、受払の状況を明らかにしておかなければならない。

5　契約書、証明書その他権利義務に関する特殊な文書で、2枚以上にわたるものについては、そのつづりめに、当該文書に押印した公印を双方にかけて割印をしなければならない。

2　前項の規定によりせん孔による処理をしようとするときは、あらかじめ当該せん孔の形態等を告示しなければならない。

2　文書は、作成された年度の区分、利用される頻度その他当該文書の性質に応じて、最も適切な方法で保管及び保存をされなければならない。

3　文書は、災害時においても支障なく利用されるよう、適切な措置が講じられていなければならない。

2　完結文書は、別に定める文書分類表(以下「文書分類表」という。)の分類に従い、保存期間の区分ごとに、完結日順で保存用のファイルに編綴てつするものとする。ただし、文書の形態その他の理由によりファイルに編綴てつすることが困難な場合は、保存用の箱に収納する方法その他適切な方法によることができる。

3　前項の規定により編綴てつ等をされた完結文書は、事務室に保管することを原則とする。

4　第2項の規定により完結文書の編綴てつ等をしたときは、速やかに当該完結文書について情報公開目録を調製するものとする。

2　前項の保存文書目録は、保存期間の区分ごとに作成するものとする。

3　庶務課長は、各課から提出された保存文書目録を審査し、各課へ返付する。

4　庶務課から返付を受けた保存文書目録は、各課の文書保存簿とする。

2　前項の保存期間の設定基準は、別表のとおりとし、文書保存種別表は、別に定める。

3　保存期間は、当該文書の属する年度の翌年度又は当該文書の属する年の翌年から起算する。

2　文書の年度の区分が当該年度の前々年度である保存文書は、事務室と同一の建物内にある書庫において保存することを原則とする。

3　文書の年度の区分が当該年度の3年度以上前の年度である保存文書は、庶務課長が別に指定する書庫において保存することを原則とする。

2　庶務課長は、各課から提出された廃棄文書目録を審査し、総務部長の決裁を得て各課へ返付するものとする。

3　各課は、返付された廃棄文書目録により文書を廃棄しなければならない。

4　文書の廃棄に当たっては、秘密に属する文書又は他に悪用されるおそれのある文書は、裁断する等適当な方法をとらなければならない。

2　庶務課長は、前項の通知を受けたときは、文書保存簿の登録を抹消しなければならない。

2　保存期間中の文書であっても、保存の必要がないと認められるに至ったものは、廃棄することができる。

3　前2項の規定を適用する場合は、前3条の規定の例により処理しなければならない。

2　マイクロフィルムその他の方法による保存、廃棄その他必要な事項は、別に定める。

2　前項の方式による回議(以下「電子決裁」という。)に添付する文書又は文書の写しは、必要とする最小限のものでなければならない。

3　電子決裁を行う場合において、文書の写しを添付したときにおいても、当該文書については、前節に定めるところにより整理、保存及び廃棄をしなければならない。

4　電子決裁を行う事務の範囲は、庶務課長が定める。

2　前項に規定するもののほか、文書の種類及び性質については、別に定める。

2　前項に規定する法規番号は、毎年1月に起こし、公布、公表等の日の順序に一連番号とする。

2　前項に規定する文書番号は、次に定めるところにより付けなければならない。

3　同一の事案に係る不定期かつ多量の文書は、庶務課長又は地域振興・市民生活課長の承認を得て、専用の番号簿で処理することができる。

2　特に他と区別する必要がある文書については、庶務課長の承認を得て、前項に規定する記号のほかに他の記号を付けることができる。

2　前項に規定する文書の番号及び記号については、前2条の規定を準用する。ただし、市名の首字は付けないものとする。

3　第1項に規定する文書の番号には、「内」を記号の次に加えなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、往復文については、次に掲げる区分により、副市長名、部長名、課長名、支所長名又は支所課長名を用いることができる。

2　庶務課長は、前項に規定する表記の基準をもととして、その趣旨徹底に努めなければならない。

2　課又は出先機関は、前項に規定する刊行物等を作成したときは、速やかにこれを庶務課長に2部送付しなければならない。

(施行期日)

1　この規則は、昭和58年4月1日から施行する。

(規則の廃止)

2　長岡市文書規則(昭和36年長岡市規則第32号)は、廃止する。

(経過規定)

3　この規則中文書の保存期間に関する規定は、この規則の規定に基づき新たに文書保存種別表に定められ、実施される日以後に適用し、同日前の文書の保存期間の設定については、なお従前の例による。

この規則は、昭和60年5月1日から施行する。

この規則は、公布の日から施行し、この規則による改正後の長岡市文書規則の規定は、昭和61年7月1日から適用する。

(施行期日)

1　この規則は、昭和62年10月1日から施行する。

この規則は、平成元年4月1日から施行する。

この規則は、平成4年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成5年2月1日から施行する。

この規則は、平成6年4月1日から施行する。

この規則は、平成10年4月1日から施行する。

この規則は、平成10年7月1日から施行する。

この規則は、平成13年10月1日から施行する。

この規則は、平成15年4月1日から施行する。

この規則は、平成17年4月1日から施行する。

この規則は、平成18年3月1日から施行する。

この規則は、平成19年4月1日から施行する。

この規則は、平成19年10月1日から施行する。

この規則は、平成20年4月1日から施行する。

この規則は、平成21年4月1日から施行する。

この規則は、平成22年4月1日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

この規則は、平成24年4月1日から施行する。

この規則は、平成25年4月1日から施行する。

この規則は、平成28年4月1日から施行する。

この規則は、平成28年4月1日から施行する。

この規則は、平成29年4月1日から施行する。

この規則は、令和4年4月1日から施行する。

この規則は、令和5年4月1日から施行する。